הפקת אירוע היא מקצוע לאנשים יצירתיים שמסוגלים להתמודד גם עם לוגיסטיקה מורכבת. מה קורה כשאנחנו עומדים לפני אירוע משפחתי חשוב ואין לנו עניין לשכור את שירותיהם של מפיקי אירועים מקצועיים?
הצלחתו של כל אירוע ולא משנה איזה סוג של אירוע תלויה בדמיון של מי שמתכנן אותו, ויש אומרים שדמיון הוא דבר מולד, או שיש לך או שאין לך. אני לא אכנס לסוגיה הזאת ואומר לכם, שאני מאמין שכל אדם יכול עם רמת מאמץ מסוימת להפיק אירוע. בטח כשמדובר באירוע פרטי. אז כיצד ניתן להפיק את הבת מצווה המושלמת בכוחות עצמנו?
תיאום ציפיות עם הלקוחה
נכון שהלקוחה שלכם היא ביתכם בת ה- 12 אבל, כמו מול כל לקוח אחר עליכם לשבת עמה ולתאם את צפיותיה מאירוע בת המצווה שלה. מה עליכם לשאול אותה?
- איפה היית רוצה שהאירוע יתקיים – בחצר הבית, באולם אירועים, ביער, בבית מלון, או אולי על שפת הים. כל האופציות טובות אך הן אינן זהות ברמת צרכי ההפקה שלהן
- האם את רוצה רחבת ריקודים עם תאורת ריקודים ותקליטן חתיך שמשמיע את המוזיקה שאת אוהבת?
- אילו בגדים היית רוצה ללבוש באירוע?
- האם את רוצה שיהיו משחקים באירוע או שאולי את מעדיפה מופע סטנדאפ, או מופע אחר? אולי שילוב של שני הדברים במינון נכון
- איזה אוכל היית רוצה שיהיה באירוע שלך?
לבחור בקל והבטוח
מכיוון שהחלטתם לוותר על מפיק האירועים ואתם אינכם אנשי מקצוע בתחום, אני ממליץ לכם לבחור באופציות היותר קלות לתפעול למשל – נסו להוביל את ביתכם לבחור בקיום אירוע במקום סגור ומסודר כמו אולם אירועים או בית מלון. אירוע בחוץ דורש לפעמים אישורים מיוחדים לקיום אירוע ובעיקר אלמנטים שחסרים בחוץ כמו חשמל ומים.
בחירה במקום מסודר שיש בו חשמל, מים ושירותים, מקל מאוד על תכנון וביצוע האירוע. במקרה של אולם אירועים תפתרו בקלות את נושא רחבת הריקודים, המזון והשתייה.
תאתגרו את עצמכם עם הדברים היותר חשובים לביתכם
אני מאמין שאם אומר שהלוקיישן של האירוע הוא מהאלמנטים הפחות חשובים לנערת הבת מצווה, זה לא יהיה הימור גדול מידי. לפיכך, בחרו במקום שיקל עליכם את עבודת ההפקה אולם, אתגרו את עצמכם באלמנטים החשובים יותר לביתכם. אז בואו נדבר רגע על מה שחשוב לה.
החלק שבדרך כלל חשוב לכלת השמחה הוא התכנים – מה יקרה באירוע וכמה היא וחברותיה ייהנו מכך. מגוון הסדנאות, האטרקציות והמופעים המוצעים כיום לאירוע בת מצווה הוא רחב ומגוון. אפשרו לביתכם לבחור בהתאם לתקציב שעומד לרשותכם, את התכנים שהיא הייתה רוצה באירוע שלה.
תשאירו מקום להפתיע את ביתכם והזמינו לאירוע את אחד הטרנדים החמים ביותר באירועי בת מצווה בתקופה זו – חנות הממתקים. מדובר בדוכן ממתקים גדול שנפתח לאחר הארוחה והוא תחליף מושלם לבר הווינאי של המבוגרים. יש בדוכן הזה מכל טוב ובדיוק מה שנערים ונערות בגיל 12 אוהבים. ממש חגיגה.
אירוע מושלם מתחיל בקבלת פנים מיוחדת
קבלות פנים מיוחדות הפכו לחלק בלתי נפרד מאירועי בת מצווה, המגוון שעומד לבחירתכם די גדול ומרשים ואין ספק, שקבלת פנים יפה ואטרקטיבית מכניסה את האורחים במצב רוח מרומם לתוך האירוע. אל תוותרו על קבלת פנים אם ברצונכם להפיק בת מצווה מושלמת. להלן מספר דוגמאות לקבלת פנים מדליקה.
- סלפי רינג – עמדה דרכה עובר כל מי שמגיע לאירוע. העמדה מעוצבת עם שטיח אדום וכמו נקודת צילום של סלב לפני אירוע. בעמדה מותקנת טבעת תאורה חכמה שהופכת כל תמונה לתמונה מושלמת.
- כניסת לב מתפוצץ – התקליטן מזמין את האורחים להתכנס בכניסה למקום האירוע, לשם מוכנס לב ענק מבלון. ברגע מסוים כלת השמחה יוצאת במפתיע מתוך הבלון יחד עם בלוני הליום שמתפזרים במתחם לעיני הקהל. רגע מפתיע ומהנה.
- מראת סלפי – בכניסה למתחם האירוע תמוקם מראה תמימה למראה אולם, מדובר במראת סלפי שתצלם כל אחד שנכנס לאירוע, ותוך דקות ספורות תספק תמונה יפה על גבי מגנט.
אין תחליף למופע מצחיק
מכיוון שאנחנו מתכננים עכשיו את אירוע בת המצווה המושלם, אני מבקש להמליץ לכם לא לוותר בשום אופן על מופע של סטנדאפיסט לילדם. אין תחליף למופע מצחיק וטוב, יש סיכוי גדול שזה מה שיזכרו כל אורחי האירוע מבת המצווה ובעיקר הילדים שבניהם.
סטנדאפיסט טוב יצחיק את הילדים וגם את המבוגרים וייצר רגעים בלתי נשכחים של צחוק והנאה. כחלק מהמופע של הסטנדאפיסט הוא יאלתר עם הקהל בשימת דגש על הילדים ויהפוך את כולם לחלק מהמופע שלו. כדאי ואף מומלץ לתעד את כל רגעי המופע בוידאו.
מפיקי אירועים
אם אין לכם זמן ויש לכם כסף תוכלו בכל זאת לשכור את שירותיהם של מפיקי האירועים. מפיקי האירועים יפרסו בפניכם את כל האופציות שעומדות בפניכם ואתם תדרשו רק להרכיב יחד עם ביתכם את הפאזל שיהפוך אט אט לתמונת אירוע הבת מצווה שלכם.
